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Cet article en bref : Le recadrage est parfois essentiel pour maintenir un climat de travail sain et une performance collective. Mais pour être efficace, il doit être soigneusement préparé et mené avec respect, tout l’enjeu étant de parvenir à fixer des limites sans froisser le candidat. La clé, pour cela, est alors évidemment la communication.
Si l’entreprise est un milieu où des règles doivent impérativement être fixées pour maintenir une certaine organisation, il peut arriver que certains profils dépassent ces limites. Ponctuellement ou plus régulièrement, involontairement ou non, en tant que responsable, vous pouvez alors avoir la tâche d’échanger avec l’équipier concerné pour poser un cadre clair. Mais alors, comment recadrer un collaborateur sur son comportement sans risquer de le brusquer ou de créer des tensions ? On vous explique.
Cela paraît plutôt logique, mais si vous avez besoin de recadrer un collaborateur sur son comportement, c’est forcément que celui-ci a outrepassé les règles de l’entreprise. Ce comportement inadapté peut prendre de nombreuses formes comme des retards à répétition, une inefficacité volontaire notable dans l’activité ou encore un irrespect envers certains collègues de l’entreprise. Dans certains cas, on peut même parler de motifs de licenciement valables en Suisse. Mais avant d’en arriver à cette étape, un dialogue peut être ouvert pour tenter d’apaiser la situation.
Recadrer le collaborateur peut ainsi vous permettre de désamorcer une situation compliquée par un temps d’échange ouvert et honnête. C’est aussi un moyen de sauvegarder la performance collective, car un individu peut dégrader le climat social d’une équipe, être à l’occasion de conflits internes voire entraîner une baisse de performance globale.
Et pour éviter toutes ces problématiques, le manager ou le responsable RH a tout intérêt à réagir rapidement et à prévenir plutôt qu’à sanctionner dans un premier temps. Mais alors, comment bien recadrer un collaborateur sur son comportement ?
La première étape inévitable pour que le recadrage se passe dans les meilleures conditions est de préparer son entretien. Il vous faudra alors prendre le temps d’analyser objectivement les faits pour identifier avec précision les comportements problématiques et tenter de recueillir des exemples concrets avec des dates et des situations.
Une fois ces éléments en votre possession, mettez-les en relation avec votre règlement interne ou la ligne de conduite de l’entreprise. Enfin, préparez-vous à spécifier au candidat ce que vous attendez de lui à l’issue du recadrage, car ce sont aussi ces objectifs clairs qui pourront permettre de tendre vers une amélioration de la situation.
Maintenant que votre entretien est préparé et que vous savez dans quelle direction vous devez orienter le dialogue, vous vous demandez probablement comment va se passer l’entretien de recadrage ? De notre expérience, nous vous conseillons tout d’abord de choisir le bon moment (quand le collaborateur a une disponibilité forte à vous accorder) et de sélectionner un lieu neutre et confidentiel.
Initiez ensuite l’entretien en rappelant clairement le cadre ainsi que le but de cet échange. Attention, cette phase d’introduction doit se faire comme un exposé clair de la situation, mais sans agressivité. Le but est d’établir un dialogue plutôt que de simplement faire des remontrances.
Sur la base de cette introduction, vous pourrez ensuite décrire les faits que vous avez collectés durant la phase de préparation et, à l’issue de cette étape, laisser la parole au collaborateur. Si celui-ci est prêt à échanger, vous pourrez peut-être alors comprendre les freins, ressentis et éventuelles difficultés qui ont pu mener à cette situation.
Grâce à ces informations, votre recadrage pourra se conclure par une reformulation de vos attentes en termes de respect des règles et de comportements attendus. Dans le cas où vous auriez des remontées négatives du candidat sur des ressentis personnels, proposez également de mettre en place un plan d’action pour pallier ces problématiques.
Grâce à ce plan, vous savez maintenant comment recadrer un collaborateur sur son comportement durant l’entretien, mais pour que le processus soit réellement efficace, vous devez également vous soucier du suivi au-delà de ce temps d’échange. En effet, le recadrage n’a d’utilité que s’il mène à de réelles améliorations.
Et pour cela, nous vous conseillons de préparer un bref compte-rendu de l’échange à remettre au collaborateur ainsi que de prévoir un point de suivi 2 à 4 semaines plus tard pour suivre les avancées et, éventuellement, envisager des actions plus importantes si la situation ne s’améliore pas.
Dans certains cas, l’entretien de recadrage peut sortir du cadre prévu ou se révéler inefficace en raison d’un manque de coopération du collaborateur. Vous pouvez ainsi faire face au cas de figure où le collaborateur nie les faits. Dans une telle situation, vous devrez impérativement garder votre calme, exposer clairement les faits prouvés en votre possession et proposer une médiation.
En cas d’agressivité du candidat, prenez autrement la problématique : si le candidat est campé sur ses positions, vous aurez du mal à l’en déloger immédiatement. Arrêtez alors l’entretien et planifiez un nouveau temps d’échange avec un RH, un autre manager voire un autre responsable de l’entreprise.
Enfin, dans le cas où le recadrage viendrait à révéler une souffrance du candidat, le plus important est alors d’accompagner celui-ci par la mise en place d’un plan de suivi adapté et, dans certains cas, d’une réévaluation de la charge de travail.
Comme vous pouvez le constater, pour recadrer un collaborateur sur son comportement, la clé reste la préparation qui servira de fil rouge au déroulé de l’entretien. Vous êtes manager ou responsable des Ressources Humaines et souhaitez découvrir d’autres guides et ressources utiles ? Ne manquez pas nos autres articles !
Le recadrage devient nécessaire lorsque le comportement du collaborateur impacte l’équipe, la qualité du travail, la cohésion ou le respect des règles internes. Plus le manager agit tôt, plus l’intervention est efficace.
Le manager doit adopter une communication directe, factuelle et respectueuse en décrivant précisément les faits observés, en expliquant les conséquences, en rappelant la règle ou le comportement attendu et en formulant clairement les attentes pour la suite.
Oui, absolument. Un recadrage n’est pas un monologue : le collaborateur doit pouvoir expliquer son point de vue, ses difficultés et ses émotions. Cela permet d’identifier d’éventuels problèmes sous-jacents.
Nous vous conseillons de documenter les faits (dates, exemples), d’envoyer un bref compte rendu après l’entretien, de définir un plan d’amélioration avec un délai clair et de programmer un suivi.
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