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Cet article en bref : Le livret d’accueil pour les nouveaux salariés est un outil qui permet d’améliorer le processus d’intégration, de faciliter la prise de poste et de renforcer la marque employeur. S’il est bien construit, il peut être un véritable levier d’optimisation de l’onboarding en parvenant à transmettre l’ADN de l’entreprise, une partie des process internes et ce qu’il faut savoir sur votre organisation.
Vous souhaitez améliorer le processus d’onboarding dans votre entreprise en fluidifiant son parcours ? Outre l’optimisation de vos process internes, vous pouvez également envisager de constituer un guide d’initiation à la société pour les futurs collaborateurs, qui agirait comme le mode d’emploi de votre société ! On parle alors de livret d’accueil du nouveau salarié. Mais alors, concrètement, quelle forme prend ce livret d’accueil dans l’entreprise et comment le construire ? HR Challenges se penche sur ces questions dans ce nouvel article !
Vous l’aurez peut-être déjà compris à la lecture de notre introduction, mais le livret d’accueil des nouveaux salariés est un document remis durant l’onboarding et qui vise à améliorer largement ce processus.
Pour de nombreux professionnels, l’onboarding est un véritable enjeu, car cette étape doit permettre de faire le pont entre des équipes déjà en place et un nouvel équipier qu’il faut aider à s’intégrer au sein du groupe. Ainsi, si annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur et accompagner celui-ci dans l’adoption de ses outils de travail est une première étape, il faut également lui donner les clés pour qu’il puisse s’approprier la vie dans l’entreprise. Et c’est là que le livret d’accueil prend tout son sens : il permet au salarié d’appréhender en autonomie les principaux concepts de votre société.
Le livret d’accueil des nouveaux salariés est un outil qui répond à plusieurs problématiques rencontrées par les équipes RH lors de l’intégration de collaborateurs. Tout d’abord, ce document permet de lever le voile sur certains concepts de l’entreprise qui pouvaient paraître flous et évite les incertitudes autour de questions pratiques telles que les horaires, les individus à contacter ou encore les outils de travail.
Mais au-delà de simples informatiques pratiques, le livret d’accueil permet surtout de structurer le parcours d’onboarding et de renforcer la marque employeur. Capable de démontrer le professionnalisme de l’organisation, de compléter le message RH ou encore de donner de la visibilité sur vos visions et vos valeurs, il aide le nouveau collaborateur à s’imprégner de votre image et à l’adopter.
Si le livret d’accueil en entreprise est un outil particulièrement utile, encore faut-il qu’il contienne les bonnes informations ! Et en ce sens, nous vous avons listé quelques éléments qui nous semblent indispensables :
Cela peut paraître évident, mais le livret d’accueil du nouveau salarié doit résumer en quelques minutes toutes les informations de votre société : histoire, missions, vision et valeurs. Pour aller plus loin et commencer à créer du lien immédiatement, il est possible d’y inclure un mot du fondateur ou du directeur.
Il est également envisageable de directement intégrer, à ce stade, un organigramme pour offrir une vision claire de la structuration de l’entreprise et de la répartition des rôles.
Une fois le lien créé, le collaborateur doit pouvoir trouver tout le nécessaire pour répondre à ses éventuelles questions. Ainsi, un bon livret d’accueil couvre les questions relatives aux horaires de travail (et éventuelles conditions de télétravail), aux personnes à contacter en cas de besoin ou encore aux outils internes.
C’est en quelque sorte le « kit de départ » dans l’entreprise du salarié : n’hésitez donc pas à y inclure tous les éléments qui vous semblent indispensables ainsi que tous les questionnements qui reviennent lors des onboardings.
Enfin, et parce qu’il est indispensable que le livret d’accueil en entreprise fasse également la transition vers la phase d’appropriation des outils de travail, prévoyez une section dédiée à l’organisation. Et quand on parle d’organisation, on parle de tous les aspects du terme :
Vous avez compris le principe ? Avant que nous ne vous donnions notre modèle de livret d’accueil des nouveaux salariés qui a fait ses preuves, nous vous avons préparé une liste de conseils qui pourraient vous aider si vous souhaitez construire votre propre livret.
Et le premier conseil que l’on pourrait vous donner est de réfléchir en fonction de votre processus d’onboarding. Au-delà des informations à faire figurer, le livret doit pouvoir être adopté par vos équipes et répondre à vos contraintes internes. En ce sens, construisez-le autour de votre processus d’onboarding et voyez-le comme un prolongement de celui-ci.
Veillez également à maintenir le document à jour au fil du temps. Enfin, nous vous conseillons vivement de digitaliser votre livret, et ce, même si vous en donnez une version papier. Ainsi, le collaborateur pourra toujours en avoir une copie dans sa boîte mail professionnelle et s’y référer à tout instant en cas de besoin.
Vous souhaitez adopter le livret d’accueil dans votre entreprise ? Profitez de notre modèle gratuit.
Comme vous pouvez le constater, le livret d’accueil est un outil RH qui devient presque indispensable ! Répondant aussi bien à un besoin de fluidification de l’onboarding qu’aux demandes d’informations des nouveaux collaborateurs, cet outil peut largement améliorer le processus d’arrivée des salariés dans l’entreprise.
Non, la loi suisse ne rend pas le livret d’accueil obligatoire. Cependant, il est fortement recommandé, car il peut aider à structurer le parcours d’intégration, sécuriser la transmission d’informations essentielles et améliorer l’expérience du nouveau salarié.
Idéalement avant la prise de poste ou le premier jour, pour rassurer le nouveau collaborateur. Certaines entreprises l’envoient même après avoir annoncé l’arrivée du nouveau collaborateur, afin de préparer le terrain.
Non. Le livret d’accueil est un support, pas un processus en soi. Il complète l’onboarding, mais doit être intégré à une démarche plus large.
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